Politique de confidentialité

Ce que vous devez savoir

Chez Keybase Financial Group Inc., la protection de vos renseignements personnels est de la plus haute importance.

Nous collectons et utilisons vos informations personnelles pour évaluer vos besoins d’investissement, pour accéder à ceux de nos produits et services qui répondront à vos besoins et pour gérer efficacement vos investissements avec nous.

Pour se conformer aux lois fédérales et provinciales sur la protection des renseignements personnels, Keybase Financial Group Inc. a mis en place la politique de confidentialité suivante

Protection de la vie privée

• Nous garderons vos informations personnelles et professionnelles confidentielles
• Nous vous permettrons de contrôler la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons des informations personnelles en obtenant d’abord votre consentement.
• Nous vous permettrons d’accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet
• Nous ne vendrons pas vos informations à des tiers

Nos principes

Responsabilité

Nous serons responsables de la protection de toutes vos informations personnelles qui sont sous notre contrôle ou qui sont transférées à des tiers avec votre consentement. Notre responsable de la protection de la vie privée sera responsable de s’assurer que nous nous conformons aux principes décrits dans la présente politique et à la législation fédérale ou provinciale applicable.

Identification des objectifs

Les fins pour lesquelles vos informations sont collectées seront identifiées, expliquées et documentées au moment de la collecte.

Consentement

Nous obtiendrons votre consentement avant de collecter, d’utiliser et de divulguer vos informations personnelles. Votre consentement éclairé (express ou implicite) sera requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels (sauf là où la loi le permet ou l’exige).

Collection limitée

Nous ne collecterons que les informations personnelles nécessaires aux fins spécifiques de gestion de vos comptes et de vos besoins d’investissement.

Divulgation et conservation

Nous utiliserons et divulguerons vos informations uniquement aux fins que nous identifierons, ou lorsque cela est mandaté ou autorisé par la loi. Nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire.

Précision

Nous garderons vos informations exactes, complètes et à jour dans la mesure du possible.

Garanties

Nous protégerons vos informations avec des mesures de protection et de sécurité appropriées.

Ouverture

Dans un délai raisonnable après réception de votre demande écrite, nous vous fournirons des informations spécifiques sur nos politiques et procédures de gestion des informations personnelles. Nous vous fournirons des informations facilement compréhensibles et nous vous encourageons à nous contacter pour toute question.

Accéder

Vous aurez le droit d’examiner toutes les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, sauf si nous sommes tenus ou autorisés par la loi fédérale ou provinciale de refuser votre accès pour une raison spécifique. Nous vous encourageons à vérifier l’exactitude de vos informations personnelles et à nous informer en temps opportun de toute correction à apporter.

Préoccupations

Si vous avez des préoccupations, vous pourrez demander à notre responsable de la confidentialité d’enquêter sur la question et de répondre à vos préoccupations dans un délai raisonnable.

1. Qu’est-ce qu’une information personnelle

Les « informations personnelles » peuvent généralement être définies comme des informations qui vous identifient en tant qu’individu. Cela inclut, mais n’est pas limité à :

• Votre nom et votre adresse légale
  • Votre âge et votre sexe
• 2. Pourquoi demandons-nous vos informations personnelles ?

Nous ne collecterons que les informations dont nous avons besoin pour vous fournir nos services et produits. La ou les finalités de l’utilisation de vos informations personnelles vous seront expliquées afin que vous puissiez nous fournir un consentement éclairé.

Pour vous protéger, vous et Keybase Financial Group Inc., contre le vol d’identité et la fraude.

Pour accéder aux produits et services les mieux adaptés à vos besoins d’investissement.

Pour mieux comprendre et répondre à votre situation financière unique et à vos besoins d’investissement.

Pour configurer et gérer les produits et services que vous avez demandés.

Se conformer à la législation fédérale et provinciale.

Vous aurez la possibilité de ne pas nous fournir d’informations personnelles. Cependant, nous ne serons pas en mesure de vous fournir le produit ou le service que vous avez demandé ou que nous vous avons proposé en nous communiquant des informations personnelles.

Nous veillerons à ce que vous sachiez pourquoi nous devons collecter, utiliser et divulguer vos informations personnelles lorsque vous postulez pour l’un de nos produits et services. Si nous avons un nouveau but pour l’utilisation de vos informations personnelles, nous demanderons à nouveau votre consentement éclairé.

3. D’où collecterons-nous les informations personnelles ?

La majorité des informations que nous collecterons proviennent directement de votre candidature à nos produits et services. Avec votre consentement, nous pouvons également acquérir vos informations personnelles auprès des bureaux de crédit, des sources de revenus et des références personnelles que vous avez fournies. Nous ne demanderons que des informations pertinentes pour les services financiers qui vous sont applicables.

4. À qui divulguerons-nous vos informations personnelles ?

En règle générale, nous ne divulguerons pas vos informations personnelles sans votre consentement préalable et éclairé.

Avec votre consentement préalable, nous pouvons divulguer vos informations personnelles à d’autres tiers en dehors de Keybase Financial Group Inc. qui nous aident à servir vos meilleurs intérêts (y compris votre institution financière). Nous ne divulguerons à ces tiers que les informations nécessaires pour répondre à vos besoins d’investissement. Nous sélectionnerons des fournisseurs de services tiers qui utilisent des normes de protection comparables aux nôtres. Avant de divulguer des informations personnelles à ces fournisseurs de services tiers, nous leur demanderons de signer des contrats contraignants par lesquels ils acceptent de protéger toutes vos informations personnelles.

Cependant, la loi nous permet ou nous oblige à collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles sans votre consentement dans certaines circonstances telles que :

Pour assister les autorités d’enquête ou les tribunaux

Pour protéger l’intérêt public (par exemple pour lutter contre la fraude ou le blanchiment d’argent)

Pour protéger nos intérêts

Pour protéger vos intérêts lorsque votre consentement ne peut être obtenu en temps opportun.

Nous pouvons également partager vos informations avec les autorités d’autorégulation lorsque Keybase Financial Group Inc. est requis. Ces organismes d’autoréglementation, comme la Mutual Funds Dealer Association (MFDA), exigent l’accès aux renseignements personnels à des fins réglementaires. Cela comprend : la surveillance des activités liées au trading, des ventes, de la conformité financière et des audits réglementaires : enquête sur les éventuelles violations réglementaires et statutaires ; bases de données réglementaires; les procédures d’exécution ou disciplinaires faisant rapport aux autorités de réglementation ; et le partage d’informations avec les autorités.

5. Serez-vous en mesure de retirer votre consentement ?

Vous pourrez nous contacter pour retirer votre consentement à tout moment, à condition qu’aucune exigence contractuelle ou légale ne limite ce retrait. Votre conseiller en placement ou notre responsable des politiques vous expliquera vos options et toutes les conséquences du retrait de votre consentement.

Si vous ne souhaitez pas que nous partagions des informations avec nos sociétés affiliées ou tout fournisseur de services tiers qui nous aide à gérer votre compte, veuillez nous contacter à tout moment.

Si vous ne consentez pas à certaines utilisations de vos informations personnelles, ou si votre consentement est correctement et légalement retiré, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services. Nous vous expliquerons en détail les conséquences pour vous aider dans votre décision.

6. Comment allons-nous protéger vos informations personnelles ?

Nous utiliserons une variété de mesures de sécurité pour protéger vos informations personnelles et d’investissement, notamment :

Classeurs et bureaux fermés à clé

Sécurité électronique

Conservation et destruction sécurisées des informations

Restreindre l’accès des employés aux fichiers et aux centres de données, le cas échéant

Notre responsable des politiques sera responsable de l’examen et de l’ajustement de nos procédures. Nous limitons l’accès à vos informations personnelles aux employés/agents qui gèrent vos comptes. Notre responsable des politiques s’assurera que notre politique de confidentialité est correctement administrée et que nos mesures de sécurité sont à jour et efficaces.

7. Comment pourrez-vous connaître les informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet ?

You will be able to make a written request to know what personal information we have concerning you. Vous devrez nous fournir une demande écrite suffisamment détaillée pour nous permettre, avec un effort raisonnable, de vous identifier ainsi que vos informations personnelles. Nous vous répondrons généralement dans les trente jours avec les informations que vous avez demandées ou avec un détail raisonnable expliquant quelles informations sont retenues.

8. Comment pourrez-vous modifier ou corriger vos informations personnelles ?

Si vous avez besoin de modifier vos renseignements personnels que nous avons en dossier pour vous, veuillez communiquer avec votre conseiller en placement. Vous devrez nous fournir une demande écrite suffisamment détaillée pour nous permettre, avec un effort raisonnable, de vous identifier ainsi que les informations personnelles ou la correction demandées.

Nous corrigerons les informations inexactes ou incomplètes dans un délai raisonnable et vous informerons lorsque ces modifications seront terminées. La correction de vos informations est gratuite. Nous veillerons également à ce que tout tiers ayant reçu vos informations personnelles de notre part soit informé de ces modifications ou corrections. S’il y a des informations qui sont toujours en litige, nous ferons une note sur votre dossier.

9. Combien de temps conserverons-nous vos informations personnelles ?

Vos informations personnelles seront conservées aussi longtemps que nous en aurons besoin pour vous fournir les produits et services que vous avez demandés et pour répondre aux exigences légales et réglementaires. La durée de diffusion de vos informations personnelles peut varier en fonction du produit ou du service, ainsi que de la sensibilité et de la nature des informations. Cette période peut s’étendre au-delà de la fin de notre relation aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire à des fins juridiques ou commerciales. Une fois que vos informations ne sont plus nécessaires aux fins spécifiques qui vous ont été identifiées, nous détruirons, supprimerons, effacerons ou convertirons vos informations personnelles sous une forme anonyme.

10. Qui pourrez-vous contacter si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité ?

Pour les utilisateurs qui s’inscrivent sur notre site Web (le cas échéant), nous stockons également les informations personnelles qu’ils fournissent dans leur profil d’utilisateur. Tous les utilisateurs peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (sauf qu’ils ne peuvent pas changer leur nom d’utilisateur). Les administrateurs du site Web peuvent également voir et modifier ces informations.

Confidentialité et informations personnelles

Vos informations et les affaires que vous faites avec Keybase sont gardées dans la plus stricte confidentialité.

• Seul le personnel autorisé a accès à vos informations.

• Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels qu’une personne raisonnable jugerait appropriés dans les circonstances.

• Nos procédures et systèmes sont conçus pour protéger vos informations contre les erreurs, les pertes et les accès non autorisés.

• Nous conservons vos informations aussi longtemps que nécessaire et/ou requis par la réglementation.

• Nous surveillons notre conformité à la législation applicable en matière de confidentialité.

• Vous comprenez que les organismes d’autoréglementation (« OAR ») et d’autres autorités de réglementation ont besoin d’accéder à vos informations personnelles. Les autorités réglementaires collectent, utilisent ou divulguent ces informations personnelles obtenues auprès de personnes réglementées à des fins réglementaires.

• Vous comprenez qu’en signant ce document, vous autorisez votre conseiller à obtenir et à conserver dans ses dossiers les renseignements personnels que vous lui avez fournis.

• Vous comprenez que ces informations personnelles, non publiées publiquement à votre sujet, peuvent inclure, mais sans s’y limiter : des informations fiscales, des relevés de compte d’autres entreprises, y compris des banques,

sociétés de fiducie ou sociétés de fonds; informations sur le régime de retraite; les documents juridiques, y compris les testaments, les fiducies et les procurations.

• Vous comprenez que votre conseiller Keybase peut utiliser et divulguer ces informations afin de : communiquer avec vous de manière rapide et efficace ; évaluer votre demande d’investissement; les assurances et autres services mis à votre disposition par son cabinet ; évaluer votre situation financière et vous contacter avec tout autre produit approprié qu’il est autorisé à voir ; évaluer les sinistres et les risques de souscription au besoin; détecter et prévenir la fraude ; analyser les résultats commerciaux; et agir comme requis ou autorisé par la loi.mation ; les documents juridiques, y compris les testaments, les fiducies et les procurations.

• Vous comprenez que vous avez le droit de savoir pourquoi une organisation collecte, utilise ou divulgue vos informations personnelles ; vous avez le droit d’attendre d’une organisation qu’elle traite raisonnablement vos informations et de ne pas les utiliser à d’autres fins que celles auxquelles vous avez consenti ; vous avez le droit de savoir qui, au sein d’une organisation, est responsable de la protection de vos informations ; vous avez le droit d’attendre d’une organisation qu’elle protège vos informations contre toute divulgation non autorisée ; vous avez le droit d’inspecter les informations qu’une organisation détient à votre sujet et de vous assurer qu’elles sont exactes, complètes et à jour ; vous avez le droit de vous plaindre confidentiellement auprès d’une organisation de la façon dont elle traite vos informations et de transmettre votre plainte au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada si nécessaire ; et vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment en contactant votre conseiller par écrit.

• Vous comprenez que votre conseiller s’engage à ne pas : vendre vos informations à qui que ce soit ; ou partager vos informations avec des organisations extérieures à notre relation qui les utiliseraient pour vous contacter au sujet de leurs propres produits ou services.

• Vous comprenez que votre conseiller s’engage à ne pas : vendre vos informations à qui que ce soit ; ou partagez vos informations avec des organisations extérieures à notre relation qui les utiliseraient pour vous contacter au sujet de leurs propres produits ou services.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la manière dont vos informations personnelles sont collectées, utilisées ou divulguées par Keybase Financial Group Inc., vous pourrez contacter notre responsable de la confidentialité à :

Responsable de la confidentialité

Keybase Financial Group Inc.

101 – 1725 16^th Avenue

Richmond Hill, ON

L4B 0B3

Téléphone : 905-709-7911

Fax: 905-946-9737